Кассовый разрыв в ИТ: реестр платежей, договоры и зарплата

У ИТ-компании может быть прибыльный портфель и пустой счёт перед зарплатой. Причина часто не в убыточности проектов, а в несовпадении дат: людям платят дважды в месяц, лицензии и подрядчиков оплачивают сейчас, заказчик перечисляет деньги после приёмки и своего платёжного цикла.

Управлять этим через отчёт о прибыли поздно. Нужен реестр будущих поступлений и платежей, который показывает минимальный остаток на конкретную дату.

Как устроить реестр денежного потока

Я бы вёл один реестр по всей компании, а не отдельные таблицы продаж, проектов и бухгалтерии. Горизонт — ближайшие 13 недель; первые четыре недели — по дням, дальше — по неделям. В период напряжения факт и прогноз обновляются ежедневно.

Начало реестра — фактический свободный остаток на счетах. Деньги с ограничением использования не должны создавать иллюзию доступной ликвидности. Затем каждая будущая операция идёт отдельной строкой: дата, сумма, поступление или выплата, контрагент, проект, договор и этап, основание платежа, ответственный, статус и дата последнего подтверждения.

Для входящих денег статус принципиален: «оплачено», «счёт выставлен, срок наступает», «акт на согласовании», «этап ещё не сдан», «сделка только ожидается». Последние три строки нельзя подставлять в гарантированный остаток наравне с подтверждённым платежом. Для выплат отдельно отмечаются зарплата, обязательные платежи, критичные для исполнения проекта закупки и расходы, которые можно перенести без нарушения обязательств.

На каждую дату расчёт простой: остаток на начало + подтверждённые поступления − платежи с наступающим сроком = прогнозный остаток. Рядом нужен второй сценарий: что будет, если один или два крупных платежа клиента задержатся. Руководителя интересует не только остаток на конец месяца, а самая низкая точка внутри него.

Условный пример. На счёте 5 млн ₽. Поставщику лицензий 8-го числа нужно 3 млн ₽, зарплата 10-го — 3 млн ₽, от клиента 20-го ожидается 4 млн ₽. В конце месяца деньги будут, но 10-го возникает дефицит 1 млн ₽. Реестр должен показать его заранее, а не утром зарплатного дня.

Если разрыв только прогнозируется

Руководитель назначает владельца каждой входящей суммы: кто доводит этап до сдачи, кто получает акт, кто выставляет документы и кто подтверждает дату платежа у заказчика. Отдельно проверяется, не задерживает ли деньги сама компания: неполный комплект документов, несогласованный объём работ, забытый счёт.

Затем пересматриваются исходящие платежи. В примере можно обсудить с поставщиком оплату 1 млн ₽ 8-го числа и 2 млн ₽ после поступления от клиента. Если поставщик согласен и новые условия оформлены, зарплата 10-го остаётся обеспеченной. Самовольно переносить срок оплаты нельзя: это уже просрочка и риск остановки поставки.

Если договориться о переносе не удаётся, заранее оцениваются другие источники покрытия разрыва: ускорение подтверждённой дебиторской задолженности, доступный резерв, согласованная кредитная линия. Стоимость и срок возврата финансирования сравниваются с маржой и риском проекта. Не стоит закрывать постоянный дефицит новыми короткими займами без плана погашения.

Если разрыв уже наступил

Нужен ежедневный платёжный штаб из руководителя, финансов и владельцев ключевых проектов. Его задача — установить реальный остаток, ближайшие обязательные даты и конкретные поступления, которые можно получить, а затем принять решение по каждой выплате. Новые необязательные закупки и расходы останавливаются до восстановления управляемого графика.

Зарплата не должна быть остаточной строкой после оплаты всех поставщиков. Её даты и полная сумма заранее видны в реестре; перед принятием нового обязательства руководитель проверяет, что ближайшие выплаты людям и связанные обязательные платежи покрыты. Если покрытие под угрозой, проблему поднимают сразу, а не за день до выплаты. Переговоры с поставщиками и заказчиками ведутся до наступления их сроков; при риске невыплаты зарплаты немедленно подключаются финансовый и юридический специалисты. Обещать сотрудникам неподтверждённую дату поступления денег нельзя.

Что менять в договорах

С заказчиком важно согласовывать не только цену, но и денежный маршрут проекта: аванс под первоначальные закупки, оплачиваемые промежуточные этапы, понятный результат каждого этапа, порядок и сроки приёмки, комплект документов и точку, с которой начинается срок оплаты. Иначе фраза «оплата после приёмки» превращается в неопределённую дату в реестре.

С поставщиком — проверять, когда именно компания обязана платить и совпадает ли этот момент с получением денег от клиента. Можно обсуждать разделение поставки и оплаты на части, лимит отсрочки или изменение графика. Но нельзя считать клиентский платёж гарантией расчёта с поставщиком: это два отдельных обязательства. Крупную невозвратную закупку разумно подтверждать только после проверки клиентского договора и источника её финансирования.

Главный показатель качества управления cash flow — не красивый остаток в конце месяца. Это способность компании пройти каждую дату обязательного платежа, выполнить проекты и заплатить людям вовремя.

Максим Буханов